Copropriété : faire des Assemblées Générales en visio, c'est possible !

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 PODCAST Depuis le 1er juin, les Assemblées Générales de copropriété peuvent se tenir de manière dématérialisée. Qu’est ce que ça change ? Est-ce vraiment nouveau ? Eléments de réponse avec notre expert.

Après les apéros à distance durant le confinement, les réunions de travail en vidéo, voici les Assemblées Générales de copropriété en visioconférence . Comment ça marche ? On en a parlé avec Bruno Alary, notre expert logement de l'ADIL de l'Aveyron. Il était notre expert ce mardi dans Service Compris, le rendez-vous vie quotidienne de "Martin Bonheur".

Compte tenu des circonstances, cette dématérialisation ça tombe plutôt bien ?

Tout d’abord, il faut savoir que la plupart des copropriétés arrêtent leurs comptes au 31 décembre. Le temps que toutes les factures soient parvenues au syndic et que les comptes soient bouclés, la majorité des AG sont donc convoquées au printemps, Or, pendant la période de confinement les Assemblées Générales de copropriété n’ont pas pu se réunir et cela pouvait poser un certain nombre de problèmes.

La première difficulté concernait le mandat du syndic dont la durée est fixe et qui risquait d’arriver à échéance pendant le confinement avant même d’avoir pu convoquer l’Assemblée Générale. Et comme c’est le syndic qui assure la gestion de l’immeuble, paye les factures, encaisse les charges, ce type de situation pouvait conduire au blocage de la copropriété.

Pour éviter ce problème, une ordonnance du 25 mars a prolongé les mandats des syndics jusqu’à la date de la prochaine assemblée générale qui pourra être tenue à la sortie de l’état d’urgence sanitaire et au plus tard 8 mois après la fin de l’état d’urgence. Une fois ce problème réglé, compte tenu de la durée de la crise, il fallait trouver des solutions pour permettre aux copropriétés de fonctionner en attendant le retour à la normale.

Et avec la multiplication des solutions de visioconférence pendant le confinement, c’est devenu une évidence ?

Il y a de ça ! En fait ce qui est vraiment nouveau depuis le 1er juin c’est que désormais l’AG peut être organisée de façon dématérialisée comme la visioconférence, sans qu’il soit nécessaire que cela ait été décidé au préalable. Il est également possible de prendre des décisions au seul moyen du vote par correspondance si vous ne pouvez accéder à la visioconférence.

Si l’AG a déjà été convoquée, le syndic peut décider d’appliquer ces mesures en prévenant les copropriétaires au moins 15 jours avant sa tenue, par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de réception de cette information.
Pour rappel, l'AG c’est l'instance qui réunit les copropriétaires et qui prend les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. Ces décisions sont exécutées par le syndic (professionnel ou non) mandaté par le syndicat des copropriétaires.

De cette manière un certain nombre d’AG vont pouvoir se tenir dans l’immédiat même si la copropriété ne l’avait pas encore prévu, car pour tenir compte des règles sanitaire, l’organisation de réunions physiques reste encore incertaine.

ALARY
Bruno Alary, notre expert logement de l'ADIL de l'Aveyron

Certaines copropriétés pouvaient déjà organiser leurs réunions de manière dématérialisées ?

En fait, le taux de participation des copropriétaires aux AG est de plus en plus bas, ce qui empêche certaines copropriétés de prendre des décisions importantes et cela conduit à une lente dégradation de l’immeuble avec un impact sur son état mais aussi sur sa valeur. Aussi depuis le Loi ELAN de novembre 2018 et un décret de juin 2019, plusieurs modifications ont été apportées au régime de la copropriété pour en faciliter la gestion et pour améliorer la prise de décision. La dématérialisation et la participation à distance font parti des outils mis en place par ces textes pour améliorer la vie des copropriétés. Ce n’est donc pas tout à fait nouveau et en tout cas pas lié à la crise sanitaire.

En effet, si le syndic avait préalablement obtenu le consentement du destinataire, le courrier numérique pouvait déjà être utilisé pour l’envoi des convocations aux AG, des procès-verbaux d’assemblée, des appels de charges. Par ailleurs, les documents pouvaient déjà être mis à disposition dans l’espace sécurisé en ligne accessible par un code personnel sécurisé.

De même, la participation à distance aux assemblées générales était déjà prévue en visioconférence, audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique, mais jusque-là, cette possibilité devait avoir été décidée par l’AG. 

Ecoutez les conseils de notre expert


Quelles conditions pour participer à l'AG à distance ?

Pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent à minima permettre aux copropriétaires de s’exprimer de vive voix ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Le copropriétaire qui souhaite participer à l’AG à distance en informe par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la tenue de la réunion. Si le copropriétaire est représenté, son mandataire a également la possibilité de participer à l’AG à distance.
La feuille de présence devra ainsi distinguer selon que le copropriétaire est présent physiquement ou représenté ou qu’il participe à l’AG à distance. Désormais, la feuille de présence n’est émargée que par les copropriétaires présents ou par leur mandataire. L’émargement n’est pas requis pour les participants à distance. Elle est certifiée exacte par le président de séance et peut être tenue sous forme électronique.

La réponse de notre expert

 

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